El sistema de proyectos CRM es una herramienta colaborativa que integra conversaciones de WhatsApp, tareas, archivos y equipos en un solo espacio de trabajo. Disponible en planes Pro y Empresarial, esta funcionalidad centraliza la gestión de campañas, clientes y procesos operativos.
¿Qué es el Sistema de Proyectos CRM?
Un sistema de proyectos CRM permite crear espacios de trabajo donde los equipos pueden organizar información, colaborar en tiempo real y vincular conversaciones de WhatsApp a iniciativas específicas. Ideal para agencias de marketing, equipos de ventas, consultorías y cualquier negocio que gestione múltiples proyectos simultáneamente.
Beneficios Principales
- ✅ Centralización: Toda la información del proyecto en un solo lugar
- ✅ Colaboración: Múltiples usuarios trabajando simultáneamente
- ✅ Integración WhatsApp: Conversaciones vinculadas al contexto del proyecto
- ✅ Organización: Estructura modular con diferentes tipos de bloques
- ✅ Control de acceso: Tres niveles de permisos (Viewer, Editor, Admin)
Cómo Crear un Proyecto
Crear un proyecto en tu CRM WhatsApp es un proceso de 4 pasos:
- Accede al módulo de proyectos desde el menú principal
- Haz clic en “Nuevo Proyecto”
- Completa la información básica:
- Título: Nombre descriptivo (ej: “Campaña Black Friday 2025”)
- Descripción: Propósito y objetivos del proyecto
- Color: Identificador visual para categorización
- Icono: Representación gráfica del proyecto
- Guarda el proyecto
Los 10 Tipos de Bloques Disponibles
Los proyectos se construyen con bloques modulares que puedes combinar según tus necesidades:
1. 📝 Bloque de Texto
Documentación, notas y descripciones en formato libre.
Usos comunes: Briefings, contexto del proyecto, notas de reuniones
2. 📌 Bloque de Encabezado
Títulos y subtítulos para estructurar el proyecto en secciones.
Usos comunes: Organizar fases, crear índices visuales
3. ✅ Lista de Tareas
Checklist con checkboxes para seguimiento de progreso.
Usos comunes: Onboarding, entregables, tareas pendientes
4. ⏰ Recordatorios
Fechas importantes con notificaciones automáticas.
Usos comunes: Deadlines, seguimientos, renovaciones
5. 📋 Lista Simple
Listas sin checkboxes para información de referencia.
Usos comunes: Contactos clave, recursos, links importantes
6. 📊 Tablas
Datos estructurados en formato de tabla.
Usos comunes: Presupuestos, cronogramas, comparativas
7. 🎯 Kanban
Tablero visual para gestión de flujos de trabajo.
Usos comunes: Pipeline de tareas, sprints, gestión ágil
8. 💼 Kanban de Negocios
Tablero especializado para oportunidades comerciales.
Usos comunes: Pipeline de ventas, seguimiento de deals, negociaciones
9. 📁 Archivos
Almacenamiento de documentos y recursos multimedia.
Usos comunes: Contratos, creativos, presentaciones, recursos
10. 💬 Chats de WhatsApp
Conversaciones vinculadas directamente al proyecto.
Usos comunes: Historial con clientes, comunicaciones importantes, consultas
Sistema de Permisos: Control de Acceso
El sistema incluye tres niveles de permisos para proteger la información y facilitar la colaboración:
👀 Viewer (Visualizador)
Puede: Ver proyecto y bloques, descargar archivos
No puede: Editar, eliminar o gestionar permisos
Ideal para: Stakeholders, directores, reportes
✏️ Editor
Puede: Ver, editar bloques, agregar contenido, modificar información
No puede: Eliminar proyecto, gestionar permisos
Ideal para: Miembros del equipo, colaboradores activos
👑 Admin (Administrador)
Puede: Control total, eliminar, archivar, gestionar usuarios
No puede: Nada, tiene acceso completo
Ideal para: Gerentes de proyecto, líderes de equipo
Cómo Compartir un Proyecto
- Abre el proyecto
- Clic en “Compartir” o “Gestionar Acceso”
- Selecciona el usuario
- Elige el nivel de permiso
- Confirma
Archivado de Proyectos
El archivado inteligente mantiene proyectos completados accesibles sin saturar tu vista de trabajo activo.
¿Por Qué Archivar?
- 📊 Histórico: Datos para análisis y referencia futura
- 🔍 Trazabilidad: Consulta información pasada cuando necesites
- 🔄 Reversible: Reactiva proyectos archivados fácilmente
- 🧹 Organización: Vista limpia de proyectos activos
Cómo Archivar
- Abre el proyecto
- Menú de opciones (⋮)
- “Archivar Proyecto”
- Confirma
Cómo Desarchivar
- Activa filtro “Mostrar Archivados”
- Localiza el proyecto
- Abre y selecciona “Desarchivar”
- El proyecto vuelve a la vista activa
Casos de Uso Prácticos
🎯 Campaña de Marketing Digital
Estructura típica:
- Heading: Información general
- Text: Brief y objetivos
- Task List: Checklist de producción
- Table: Calendario de publicaciones
- Files: Creativos y recursos
- Chats: Comunicación con cliente
Equipo:
- Gerente Marketing: Admin
- Diseñador: Editor
- Community Manager: Editor
- Director: Viewer
📋 Onboarding de Clientes
Estructura típica:
- Heading: Fases del onboarding
- Task List: Pasos de implementación
- Reminder: Fechas de seguimiento
- Files: Contratos y documentación
- Table: Accesos y credenciales
- Chats: Conversaciones WhatsApp
Equipo:
- Account Manager: Admin
- Soporte Técnico: Editor
- Ventas: Viewer
💼 Pipeline de Ventas
Estructura típica:
- Deals Kanban: Estados (Lead → Calificado → Propuesta → Cerrado)
- Table: Comparativa de propuestas
- Files: Presentaciones y cotizaciones
- Chats: Historial de comunicaciones
- Reminder: Seguimientos programados
Equipo:
- Gerente Ventas: Admin
- Ejecutivos: Editor
- Director Comercial: Viewer
Mejores Prácticas de Organización
1. Nomenclatura Estandarizada
✅ “MARKETING – Black Friday – Nov 2025”
❌ “Proyecto 1”
2. Descripciones Completas
Incluye objetivo, alcance, equipo y keywords para facilitar búsquedas internas.
3. Sistema de Colores Consistente
- 🔵 Marketing
- 🟢 Ventas
- 🟡 Onboarding
- 🟣 Desarrollo
4. Estructura con Headings
Organiza bloques en secciones lógicas usando encabezados.
5. Archivado Regular
Archiva proyectos completados mensualmente para mantener el workspace limpio.
Conclusión
El sistema de proyectos CRM centraliza la gestión de trabajo en equipos que usan WhatsApp Business. Con 10 tipos de bloques modulares, 3 niveles de permisos y funcionalidad de archivado, tienes todas las herramientas para organizar campañas, clientes y procesos operativos eficientemente.
Para Empezar:
✅ Crea tu primer proyecto con título y descripción claros
✅ Añade bloques según la estructura de tu proyecto
✅ Comparte con el equipo asignando permisos apropiados
✅ Vincula conversaciones de WhatsApp relevantes
✅ Archiva al completar para mantener el workspace organizado
¿Listo para optimizar tu gestión de proyectos? Accede al módulo de proyectos en tu CRM WhatsApp y comienza hoy.